Festival musique événement

Focus général sur la création d’un festival : du projet à la gestion du jour J !

Quels risques engendrent les porteurs de projet ? Quel rôle pour l’expert-comptable ? 

I.Définir les contours du projet 

Comme pour toute création d’entreprise, un festival nécessite de se poser un certain nombre de questions :  

Quoi ? Quel va être la nature de l’évènement ? Quelle est la proposition faite au public ?  

Pourquoi ? Les idées proposées répondent-elles à un besoin identifié ? à un manque sur le secteur que l’on souhaite cibler ? 

Pour qui ? Des enfants, des adultes, des associations, des classes socio-professionnelles différentes, des amateurs, des professionnels ? Combien de personnes sont sensibles de participer ? 

Par qui ? Qui sommes nous ? des amateurs, des professionnels, des bénévoles, une association ? 

Comment ? Quelle va être la forme du festival ? sera t’il déambulatoire ? quel sera le type de prestation assurée ? 

Quand ? Sur une courte durée ? Pendant quelle saison ? Le soir, la journée ? 

Où ? Un endroit atypique ?, un musée ?, un lieu populaire ?  

Ce diagnostic est indispensable afin de pouvoir définir les besoins humains, financiers, techniques, administratifs mais également cerner les problématiques juridiques, sociales, fiscales, et comptables. Dans un premier, la constitution d’une équipe semble indispensable et nécessitera un niveau d’organisation différent selon l’ampleur de l’évènement gravitant autour de grands thèmes telles que la communication, le management, la programmation artistique, ou encore la gestion financière et comptable.  

II.Planifier le projet 

Après avoir définir les contours de son projet, il faut pouvoir définir un planning de déploiement du projet. Ce « retroplanning » abordera les périodes de création, de dépôt de subvention, d’embauches de collaborateurs éventuelles, de lancement de campagne de communication, etc. Ce planning constituera la clef de voûte de l’organisation du projet.  Allier les besoins humains est également important, le planning permettra ainsi d’arbitrer et gérer les embauches de salariés ou le recours à des bénévoles.  Il peut être intéressant également de lier le budget nécessaire à l’ensemble des différentes phases de lancement du projet, par exemple indiquer les coûts préalables à la création de l’association porteuse de l’événement, puis le coût des actions de communication et l’embauche éventuelle d’une chargée de communication, le coût lié au montage de projet (répétition, générale, etc.).  

Le plus : la construction de ces étapes correspondent en réalité a un véritable « business plan » composée d’une partie plus littéraire montrant l’intérêt du projet et sa ainsi que d’une partie chiffrée justifiant les budgets nécessaires. La compilation de ces documents pourra permettre de convaincre les mécènes, donateurs, et collectivités.  

III.Créer sa structure juridique 

Dans la plupart des cas, la structure associative est choisie par les porteurs de projets. La création de l’association se fait en amont du projet afin de pouvoir organiser au mieux le travail des bénévoles et responsables du projet (président, vice président, trésorier, secrétaire, etc.) et coordonner au mieux les actions entreprises.  La création de la structure permettra également de porter le sérieux du projet quant à son statut, son contexte, sa pertinence ainsi que son utilité et son intérêt. La structure va permettre également d’encadrer juridiquement le projet quant aux obligations à respecter au regard des tiers, elle permettra également de recevoir des financements.  Les associations sont régies par des règles fiscales, comptables et juridiques particulières.  

IV.Chercher des financements 

Le projet ne pourra se réaliser qu’avec l’apport de fonds au sein de la structure. Plusieurs sources de financement sont possibles auprès :  

des partenaires publics sous formes de subventions, de dons (universités, union européenne, région, département, collectivités locales, etc.) 

de l’Etat et de ses services nés de la décentralisation (DRAC, directions régionales des affaires culturelles, DRJSCS, directions régionales de la Jeunesse, des Sports, et de la Cohésion Sociale.   

des partenaires privés (mécénat, sponsoring) 

des fonds propres : des cotisations mais également les recettes liées à la billetterie, aux recettes diverses (buvettes, hébergement, location d ‘espaces) 

Un certain nombre de professionnels peuvent vous accompagner dans la recherche de financements, et notamment dans la constitution du dossier de présentation à destination des  futurs financeurs.  

V.Les formalités administratives 

Comme dans toute manifestation publique, un certain nombre de formalités sont obligatoires :   

L’obtention d’une autorisation afin de pouvoir organiser une manifestation accueillant du public auprès de la mairie ( allant jusqu’à 4 à 5 mois) ; cette autorisation nécessite de préparer un dossier structuré sur le lieu (installations électriques, dispositions de l’espace, …) si ce dernier n’est pas déjà habilité à recevoir du public ; 

L’autorisation du débit de boisson auprès de la mairie (groupe 1 ou 2, allant jusqu’à la commercialisation temporaire de bières) ;  

La souscription à une police d’assurance et la sécurisation des lieux ; voire la une assurance de type « annulation » ; 

La licence d’entrepreneur du spectacle : elle est obligatoire uniquement dans le cas où l’association organise plus de 6 spectacles par an ; (cf. les formalités unique auprès du GUSO : www.guso.com

VI.La gestion des artistes 

L’embauche d’artistes est très récurrente, souvent inéluctable, lors de la gestion d’un festival culturel.  Plusieurs contrats sont possibles :  

Un contrat d’engagement d’artistes « temporaire » : ce contrat stipule le montant lié à la prestation de l’artiste ; c’est à l’association de gérer les contributions sociales liées au cachet de l’artiste

Un contrat de cession de spectacles : c’est au producteur cessionnaire de gérer les contributions sociales afférentes à la prestation ;  

Certaines prestations nécessitent également de verser des droits d’auteur auprès de la SACEM (auteurs de musique), à la SACD (auteurs dramatiques), à l’ADAGP (auteurs des arts graphiques).  

VII.La fiscalité du festival gérée par une association 

Nous pouvons retrouver plusieurs règles communes aux associations au regard de l’imposition des revenus perçus :  

Les critères de non-lucrativité des activités exercées lors du festival ; 

L’application de la règle des « 4P » (produits, public, prix, publicité) relatives aux activités de type vente d’objets, de gadgets, de prestations d’hébergement, de restauration, etc. ; 

La vente d’espaces destinés à la publicité et la cession de droits liés à la retransmission de spectacles sont considérées comme des opérations lucratives ;  

La sectorisation entre activités lucratives et non lucratives est possible. 

Les règles des TVA et les subventions perçues (contreparties, compléments de prix d’opérations imposables ou non à la TVA) applicable avec les principes de lucrativité et non lucrativité.  

VIII.Les risques liées à la gestion d’un festival  

Les risques recensés le plus souvent :    

Le non-respect de la réglementation concernant l’obligation de détenir la licence d’entrepreneur de spectacles ;  

La dissimulation d’emploi salarié (faux bénévolat, présomption de salariat);  

Le risque fiscal dans le cadre du régime de l’association gérant le festival culturel ;  

Le non respect des délais de déclarations, des autorisations administratives, ainsi que de la réglementation relative aux conditions d’accueil du public ;  

Le risque de fraude de la non exhaustivité des recettes en raison de l’importance des espèces dans la gestion du festival.  

IX.Le rôle de l’expert-comptable  

L’expert-comptable devient l’interlocuteur privilégié de l’organisateur du festival dans : 

La construction du projet de festival en prenant en compte l’environnement global de l’évènement ; 

L’accompagnement au quotidien de l’association organisatrice notamment des les déclarations et les démarches a effectuer auprès des administrations ; 

L’appréhension et la minimisation des risques liée à la gestion administrative, juridique et fiscale du festival.  

Pour aller plus loin :

•Portail ministériel d’informations sur les associations http://www.associations.gouv.fr 

•Centre national de ressources des arts de la rue et des arts de la piste http://www.horslesmurs.fr 

•Fédération Française des Festivals Internationaux de Musique http://www.francefestivals.com 

•Le Centre d’information et de ressources pour les musiques actuelles (Irma) http://www.irma.asso.fr 

•Le site des administrateurs et porteurs de projet du spectacle vivant http://www.scene-juridique.fr/

•Le site du GUSO https://www.guso.fr/webguso/accueil

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